Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân (DPA)

1. Các bên và phạm vi

Thỏa thuận này là một phần của Điều khoản sử dụng, giữa Khách hàng (bên kiểm soát dữ liệu cá nhân) và [Đang cập nhật] (bên xử lý dữ liệu cá nhân), áp dụng cho dữ liệu ứng viên Khách hàng đưa vào dịch vụ.

Loại dữ liệu: thông tin trong CV (họ tên, liên hệ, học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và thông tin khác ứng viên tự cung cấp), kết quả đánh giá, ghi chú, lịch sử tuyển dụng. Chủ thể: ứng viên của Khách hàng. Mục đích: sàng lọc và quản lý tuyển dụng theo chỉ dẫn của Khách hàng.

2. Nghĩa vụ của Khách hàng (bên kiểm soát)

• Có căn cứ hợp pháp và thông báo cho ứng viên trước khi xử lý, bao gồm việc dùng AI hỗ trợ đánh giá và chuyển dữ liệu ra nước ngoài (câu mẫu ở mục 8).
• Chỉ thu thập thông tin phục vụ tuyển dụng; không đặt tiêu chí dựa trên đặc điểm nhạy cảm.
• Tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của ứng viên (xem, sửa, xóa, phản đối xử lý tự động) trong thời hạn pháp luật quy định.
• Xóa hồ sơ ứng viên không trúng tuyển theo quy định, trừ khi đã có thỏa thuận lưu giữ với ứng viên.
• Tự bảo quản dữ liệu đã xuất ra khỏi dịch vụ (file CSV, bản in hồ sơ).

3. Nghĩa vụ của chúng tôi (bên xử lý)

• Chỉ xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của Khách hàng thể hiện qua thao tác trên dịch vụ; không dùng cho mục đích riêng, không bán, không dùng để huấn luyện mô hình AI.
• Che họ tên và thông tin liên hệ trước khi gửi nội dung CV tới mô hình AI.
• Tách biệt dữ liệu giữa các tổ chức; giới hạn quyền truy cập của nhân sự; người được tiếp cận dữ liệu có nghĩa vụ bảo mật.
• Hỗ trợ Khách hàng thực hiện quyền của ứng viên: xóa hồ sơ, chuyển hồ sơ sang xem xét thủ công, cung cấp dữ liệu khi được yêu cầu.
• Lưu nhật ký các thao tác quan trọng (đổi giai đoạn, xóa hồ sơ, tắt AI).

4. Bên xử lý phụ

Khách hàng đồng ý để chúng tôi sử dụng các bên xử lý phụ sau. Chúng tôi thông báo trên dịch vụ trước khi thêm hoặc thay bên xử lý phụ; Khách hàng có quyền phản đối và ngừng sử dụng.

• Cloudflare, Inc. (Hoa Kỳ; máy chủ toàn cầu): hạ tầng chạy ứng dụng, cơ sở dữ liệu, lưu trữ file CV, hàng đợi xử lý, cổng gọi AI và chống bot.
• Anthropic PBC (Hoa Kỳ), qua dịch vụ trực tiếp hoặc Amazon Web Services (Amazon Bedrock, máy chủ khu vực Singapore): mô hình AI Claude đánh giá CV theo từng tiêu chí.
• Google LLC (Hoa Kỳ): đăng nhập bằng tài khoản Google (chỉ khi bạn chọn cách này).
• PayOS (Việt Nam): cổng thanh toán VietQR khi mua gói credit.
• Resend (Hoa Kỳ): gửi email hệ thống (xác thực, lời mời thành viên) khi tính năng email được bật.

5. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Dữ liệu được lưu trữ, xử lý trên máy chủ của các bên xử lý phụ ngoài Việt Nam. Hai bên phối hợp lập và cập nhật hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo quy định; chúng tôi cung cấp thông tin kỹ thuật cần thiết.

6. Sự cố dữ liệu

Khi phát hiện sự cố có thể làm lộ, mất hoặc thay đổi trái phép dữ liệu ứng viên của Khách hàng, chúng tôi thông báo cho Khách hàng chậm nhất 48 giờ kể từ khi phát hiện, gồm: mô tả sự cố, dữ liệu bị ảnh hưởng, biện pháp đã làm và đầu mối liên hệ, để Khách hàng kịp thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan có thẩm quyền.

7. Thời hạn lưu và xóa

Hồ sơ ứng viên không trúng tuyển tự động bị xóa 30 ngày sau khi Khách hàng đóng vị trí; Khách hàng có thể xóa bất kỳ lúc nào. Hồ sơ trong Kho hồ sơ bị xóa khi hết thời hạn Khách hàng chọn (tối đa 12 tháng); Khách hàng chỉ đưa vào kho hồ sơ của ứng viên đã đồng ý cho lưu để xét tuyển sau. Khi chấm dứt sử dụng, theo yêu cầu của Khách hàng, chúng tôi xóa toàn bộ dữ liệu ứng viên trong 30 ngày, trừ phần pháp luật bắt buộc lưu.

8. Câu mẫu thông báo cho ứng viên

Khách hàng có thể đưa đoạn sau vào tin tuyển dụng hoặc email xác nhận nhận hồ sơ (điều chỉnh cho phù hợp):

“Hồ sơ của bạn được [Tên công ty] dùng để xét tuyển vị trí [Tên vị trí]. Chúng tôi dùng phần mềm AI Talent Screener, có công cụ AI hỗ trợ đối chiếu CV với yêu cầu công việc; quyết định tuyển dụng do nhân sự của chúng tôi đưa ra. Dữ liệu được lưu trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, có thể đặt ngoài Việt Nam. Nếu không trúng tuyển, hồ sơ được xóa sau khi kết thúc đợt tuyển dụng. Bạn có quyền yêu cầu xem, sửa, xóa hồ sơ hoặc yêu cầu không xử lý hồ sơ bằng AI bằng cách liên hệ [email tuyển dụng].”